Zentral bei dem eigens erstellten Beleg ist die Aufzeichnung sämtlicher spezifischen Angaben über ihre Betriebsausgabe, so wie jene typischerweise auch auf dem Originalbeleg zu finden wären. Ein Ersatzbeleg sollte folglich nachvollziehbar & von der Höhe der Ausgabe her glaubwürdig sein. Auf dem selbst erstellten Beleg sind daher immerzu der Name sowie die Postanschrift des Empfängers, der Anlass für die Geschäftsausgabe, der Rechnungsbetrag, der exakte Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung & die Unterzeichnung des Zahlenden anzugeben.
Hierbei muss Ihr Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Unzählige & zu häufig ausgestellte Eigenbelege wirken bei einer möglichen Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubhaft.
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Mittels Ersatzbeleg seine Betriebsausgaben erneut geltend machen
Existiert für eine Ausgabe kein Beleg und ist eine nachträgliche Beschaffung der Nebenbelege oder auch einer Durchschrift ihrer Rechnung nicht denkbar oder zu mühsig, so darf ein Entrepreneur oder auch der Mitarbeiter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf diesem platziert dieser die wichtigsten Infos zum Geschäftsvorfall.
Der Ersatzbeleg dient in ihrer Finanzbuchhaltung als Ausgangsebene für die Buchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenfreie Muster oder Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Kosten müssen logischerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Gezahlte MwSt. darf ein Unternehmensinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn dieser seinen geschäftlichen Vorfall nur mittels Eigenbeleg nachweist. Allerdings gilt demzufolge auch der komplette Bruttobetrag als geschäftliche Ausgabe.