Elementar bei dem selber ausgestellten Ersatzbeleg ist die Aufzeichnung sämtlicher spezifischen Angaben über ihre Ausgabe, so wie jene üblicherweise auch auf dem Originalbeleg zu finden wären. Der Eigenbeleg muss daher nachvollziehbar und von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind deshalb ohne Ausnahme der Name und die Adresse des Zahlenden, der Anlass für die Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Zahlungsdatum sowie die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers anzugeben.
Hierbei muss der Eigenbeleg stets eine Ausnahme bleiben. Unzählige & zu oft ausgestellte Ersatzbelege sind im Falle einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.
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Der Ersatzbeleg für abhandengekommene Rechnungen
Besteht für eine Ausgabe kein Nachweis und ist die nachträgliche Beschaffung der Fremdbelege oder einer Kopie der Quittung nicht realisierbar oder zu aufwändig, so darf ein Geschäftsmann oder der Beschäftigter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf diesem platziert dieser die nötigsten Informationen zum Geschäftsvorfall.
Der Ersatzbeleg dient in ihrer Geschäftsbuchhaltung als Grundstock für die Verbuchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenfreie Muster und Vorlagen unterstützen das Ausstellen dieser Eigenbelege. Die Ausgaben sollten selbstverständlich geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Gezahlte Mehrwertsteuer kann der Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, falls dieser den Geschäftsvorfall nur mittels Eigenbeleg nachweist. Andererseits zählt dann auch der komplette Bruttobetrag als Betriebsausgabe.