Vorlage für den eigens ausgestellten Beleg

Hierbei sollte der Eigenbeleg immerzu eine Ausnahme bleiben. Zu viele und zu oft erstellte Ersatzbelege wirken im Falle einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.

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Ein Ersatzbeleg für verlorene Quittungen

Existiert für eine Betriebsausgabe kein Quittungsbeleg & ist die anschließende Beschaffung der Notbelege oder einer Durchschrift der Quittung nicht ausführbar oder zu aufwändig, so kann ein Unternehmensinhaber oder auch sein Beschäftigter den Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem platziert er die wichtigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Fibu als Grundstock für die Korrekte Verbuchung des Vorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Eigenbelege. Die Kosten sollten natürlich betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Mehrwertsteuer kann ein Unternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, sofern dieser den geschäftlichen Vorfall lediglich mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Allerdings zählt dann auch der gesamte Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.