Dabei sollte ein Eigenbeleg immer eine Ausnahme bleiben. Zu viele und zu oft ausgestellte Eigenbelege sind im Falle einer möglichen Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubwürdig.
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Mit dem Ersatzbeleg seine Geschäftsausgaben erneut gültig machen
Besteht für eine geschäftliche Ausgabe kein Rechnungsnachweis und ist eine anschließende Beschaffung der Fremdbelege oder auch einer Abschrift der Rechnung nicht realisierbar oder zu aufwendig, so darf der Unternehmer oder sein Angestellter den Eigenbeleg erstellen. Auf jenem notiert dieser die nötigsten Angaben zum Geschäftsvorfall.
Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Ausgangspunkt für die Korrekte Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Aufwendungen müssen selbstverständlich geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Gezahlte Umsatzsteuer darf ein Unternehmer keinesfalls als Vorsteuer abziehen, sofern er seinen Geschäftsvorfall lediglich mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Allerdings gilt dann auch der komplette Bruttobetrag als betriebliche Ausgabe.
Neben den Vorfällen, wo ihr Eigenbeleg den Originalnachweis ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorgänge, bei welchen es zur Ausstellung von Eigenbelegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, z. B. im Falle von Privatentnahmen und -Einzahlungen von Geld oder Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen und Muster helfen beim Anfertigen von eigenen Belegen. Zudem bieten wir ein Tool für genau diesen Vorgang an, welches auch kostenlos bereit steht.