Neben den Fällen, wo der Eigenbeleg den Originalbeleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Anfertigung von eigenen Belegen gar keine Alternativlösung gibt, z. B. bei Privatentnahmen & -Einzahlungen von Zaster oder Gegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster unterstützen beim Erstellen von Ersatzbelegen. Weiterhin bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, das ebenso kostenlos zur Verfügung steht.
Eigenbelege sind für niedrige Ausgaben unbedenklich
Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 EUR brutto seien grundsätzlich unproblematisch, heißt es laut BVBC.
Dies gilt vor allem für Zahlungen, welche über ein Bankkonto geführt wurden. Bekanntlich existiere an diesem Punkt ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Komplizierter sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, sofern er solche weiteren Nachweise besitzt.
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Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Kopie des Briefes ihre Ausgaben nachweisen. Diverse Kleinausgaben lassen sich eh nur per Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.