Neben den Fällen, wo ein Eigenbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Ausstellung von Ersatzbelegen überhaupt keine Alternative gibt, etwa bei Privatentnahmen oder -Einlagen von Kapital oder auch Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster assistieren beim Ausstellen von Ersatzbelegen. Ebenso bieten wir ein Online-Tool für diesen Zweck an, das ebenso umsonst zur Verfügung steht.
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Welche maximale Ausgabenhöhe gilt bei Eigenbelegen?
Eigenbelege für geringe Ausgaben bis zu 150 Euroletten im Gesamten seien meistens unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.
Das gelte vornehmlich für Zahlungsvorgänge, die über ein Bankkonto erfolgt seien. Nämlich existiere diesfalls ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um weitere Nachweise ergänzen, wenn dieser diese weiteren Nachweise hat.
Fehlt z. B. eine Versand-Quittung, kann eine Durchschrift des Briefes die Aufwendungen belegen. Diverse Kleinbeträge lassen sich ohnehin ausschließlich via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Firmeninhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.