Essentiell bei dem eigens ausgestellten Quittungsbeleg ist die Aufzeichnung aller spezifischen Daten über die Aufwendung, so wie selbige typischerweise auch auf dem Originalnachweis aufzufinden wären. Ein Ersatzbeleg muss infolgedessen nachvollziehbar & von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem selbst erstellten Beleg sind deshalb ohne Ausnahme der Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers, der Anlass für die Aufwendung, der Gesamtbetrag, der exakte Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum als auch die Signatur des Zahlenden aufzuführen.
Hierbei sollte ein Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche und zu oft ausgestellte Eigenbelege sind bei einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.
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Mittels Ersatzbeleg seine Geschäftsausgaben nochmals geltend machen
Besteht für eine Betriebsausgabe kein Nachweis und ist die nachträgliche Beschaffung der Notbelege oder auch einer Durchschrift ihrer Quittung nicht realisierbar oder zu kostspielig, so darf der Unternehmensinhaber oder sein Angestellter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf jenem platziert dieser die nötigsten Angaben zum Geschäftlichen Vorfall.
Der Ersatzbeleg dient in ihrer Fibu als Ausgangspunkt für die Buchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Eigenbelege. Die Aufwendungen müssen natürlich betrieblich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Gezahlte MwSt. kann der Geschäftsinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, wenn dieser den geschäftlichen Vorfall nur mittels Eigenbeleg dokumentiert. Dennoch gilt dann auch der gesamte Bruttobetrag als Betriebsausgabe.